КАК УСПЕВАТЬ ЖИТЬ И РАБОТАТЬ

     Интервью с Глебом Архангельским, генеральным директором компании «Организация Времени», руководителем проектов внедрения тайм-менеджмента в компаниях РУСАЛ, РАО ЕЭС, Альфа-Банк, Банк Москвы, Абсолют-Банк и др.

 

R.F.: Глеб, расскажите, пожалуйста, какие существуют техники или инструменты, позволяющие эффективно использовать свое личное и рабочее время?

 

Г.А.: Инструментов, на самом деле, много. Здесь у каждого свои предпочтения; то, что подходит одному, может не понравиться другому. Но есть и базовые техники, которые необходимы для управления временем.

     Первое, самое простое – применять техники самомотивации. Людям, как правило, свойственно после того, как пройден творческий этап, застрять на рутинных, но необходимых операциях. Есть простые приемы, позволяющие обмануть себя и вовремя выполнить неприятные задачи. Например, «каждое утро съедать одну лягушку», т. е. начинать день с выполнения маленького, но неприятного дела. Записаться к зубному, сообщить начальнику, что в срок готово не будет, ответить на рекламацию клиента и т. п. Чувство окрыленности и полета, которое вы получите после выполнения этой неприятной задачи, зарядит вас на целый день.

     Второе – анализ расходов времени, хронометраж. Если мы хотим рационально тратить деньги, нужно некоторое время, а лучше постоянно, вести учет расходов и анализировать их целесообразность. Сам факт такого учета дисциплинирует и помогает найти резервы. То же самое со временем – попробуйте 3-4 недели ежедневно записывать, на что тратится ваш самый невосполнимый ресурс, и вы немедленно найдете залежи и запасы времени, которое тратится не так хорошо, как вам хотелось бы, – на «поглотители времени», ненужные вам дела, неприятных вам людей, навязанные вам внешним окружением ложные, «не родные» для вас цели.

     И наконец, планирование задач и управление приоритетами. Это ни в коем случае не «расписывание себя по минутам». Обычно бывает достаточно списка дел, «to-do list», без жестких привязок ко времени. Этот список обязательно должен быть «материальным» – на листе бумаги, в Outlook и т.п. Очень полезно отметить в нем главное и начать работу именно с важнейших, приоритетных задач. Через некоторое время это предельно простое планирование и расстановка приоритетов превратятся у вас в навык, «как чистить зубы по утрам», само собой разумеющееся действие, не требующее каких-либо особых усилий. После этого можно осваивать более сложные формы управления задачами, если они вам потребуются.

 

R.F.: А как построить свой рабочий день, чтобы эффективно работать?

 

Г.А.: В тайм-менеджменте, как в фитнесе, есть принципы, которые хорошо известны, но которые нужно не лениться исполнять. Первое – не давать захлестнуть себя «текучкой». Например, начинать день рекомендуется со взгляда в «стратегическую картонку». Это специальная закладка в ежедневнике (или категория в Outlookе), на которой выписаны ваши ключевые цели на ближайшие полгода-год. Вопрос, с которого нужно начинать день: «Какой шаг я сегодня могу сделать в направлении к этим целям?» Этот простой инструмент позволяет резко ускорить достижение ключевых жизненных и рабочих целей.

     Второй прием – жестко-гибкий алгоритм планирования дня. Если даже человек ведет ежедневник, как правило, он использует его просто как записную книжку. В лучшем случае задачи привязываются к сегодняшнему дню, но записываются в совершенно произвольном порядке.

     Рекомендую разделить страницу ежедневника пополам. В левой части, на сетке времени, максимально наглядно выписывать «жесткие» встречи, т.е. привязанные к определенному моменту – не забывая оставлять резервы! В правой части – список «гибких» задач, которые нужно сделать сегодня, но не важно, в какой именно момент дня. В этом списке важно выделить 2-3 приоритетные задачи. Как только выдалось свободное время между жесткими встречами, вы приступаете к решению гибких задач, в порядке приоритетности.

     Этот алгоритм позволяет сбалансировать определенность, предсказуемость (если вы дали обязательство быть во столько-то – это должно быть запланировано жестко) и гибкость, возможность реагировать на неожиданно поступающие задачи. Так как в план дня закладываются резервы, всегда найдется время на отработку этих неожиданностей.

 

R.F.: Сегодня Вы признанный гуру российского тайм-менеджмента, среди ваших клиентов крупные российские компании. А как все начиналось? Как к Вам пришла идея экономить время?

 

Г.А.: В студенческие годы мне рассказали про книгу Гранина «Эта странная жизнь», в ней рассказывается о биологе Любищеве, который разработал собственную систему учета времени, планировал работу, вел хронометраж выполненного и успевал гораздо больше, чем окружающие. Книга меня потрясла. Я стал применять методы Любищева для себя – ставил цели, составлял планы, рисовал графики.

     Свою взрослую карьеру я начал в одном из петербургских банков, работал помощником председателя правления по стратегическому планированию. Моментом перехода к профессиональному занятию таймменеджментом в моей жизни стало рассмотрение бизнес-плана проекта производства шампиньонов, на котором мне стало очень скучно. Я пришел к председателю правления прощаться: «Так, мол, и так, чувствую, не мое это, не знаю, как дальше быть, мотивации никакой». Банкир сказал: «Хорошо, давайте забудем про этот проект, расскажите, что вообще Вам по жизни интересно».

     Надо сказать, что к тому моменту я уже год как вел хронометраж, учился больше успевать, более эффективно сочетать учебу в вузе, работу и многочисленные курсы. Поэтому сказал: «Да вот, например, система учета и анализа времени».

     Председатель правления – человек весьма эмоциональный. «Времени?!! Что ж вы молчали?? Я отчетность подписываю через полчаса после крайнего срока отправки! Рабочий день у всех по двенадцать часов и больше! Забудьте про тот проект, давайте исследовать рабочее время!..»

     Это был «момент истины». То, что было всего лишь личным инструментом, хобби, неожиданно оказалось полезной и востребованной технологией, недостаточно представленной на тот момент на российском рынке. Причем интересной и с коммерческой, и, как выяснилось впоследствии, с мировоззренческой стороны. В какой-то момент я понял, что могу консультировать по вопросам тайм-менеджмента. Так впоследствии появилась консалтинговая компания – Организация Времени.

 

R.F.: Среди Ваших клиентов есть как компании среднего бизнеса, так и крупные  корпорации, которые имеют разную отраслевую направленность. Каков Ваш опыт сотрудничества с банками и как он отразился на работе банков?

 

Г.А.: В последнее время в банковской сфере тема эффективного управления временем и разумного распределения рабочей нагрузки стала особенно актуальной. Умение организовать время на всех уровнях – индивидуальном, командном, корпоративном – исключительно важно. Именно поэтому среди наших клиентов все больше и больше банков.

     У нас есть опыт сотрудничества с такими банками, как, например, Альфа-Банк, Абсолют-Банк, Банк Москвы, Банк24.ру, Национальный Банк Казахстана, и другими. Мы предлагаем им ряд ТМ-услуг, которые во многом учитывают специфику именно банковского дела: настройка секретариата и тренинги для руководителей высшего звена, корпоративное внедрение тайм-менеджмента и индивидуальные консультации для топ-менеджеров.

     На реальных, «живых» кейсах мы видим реальный результат внедрения наших программ. Например, ОАО «Банк24.ру» – первый российский банк, который перешел на круглосуточный режим работы. И – первый российский банк, успешно сертифицированный по ISO 9001:2000. Программа внедрения тайм-менеджмента была запущена несколько лет назад (в первый год существования банка) и помогла руководителям найти время на запуск прорывных проектов, давших банку конкурентные преимущества.

     С нашей помощью сотрудники банков осваивают методы планирования рабочего времени, разрабатывают механизмы внутренней мотивации и определения приоритетов. Кроме того, мы проводим ряд ролевых игр, которые позволяют закрепить материал на месте; все предлагаемые методики тут же проверяются и отрабатываются в действии. Это способствует лучшему усвоению материала и помогает сделать первые шаги в области управления как своим личным, так и корпоративным временем.

 

R.F.: Интересно, что ТМ в рамках организации можно внедрить в качестве корпоративной культуры. Расскажите, пожалуйста, о возможностях корпоративных тренингов.

 

Г.А.: Корпоративный тайм-менеджмент – это область тайм-менеджмента, направленная не только на повышение персональной эффективности отдельного сотрудника компании, но и прежде всего на отработку и усовершенствование навыков организации времени на рабочем месте, позволяющих оптимальным способом достигать общекорпоративных целей.

     Здесь делается больший акцент на согласованную работу в команде, на выработку общего внутрикорпоративного языка, системы договоренностей, которые через некоторое время становятся понятны всем сотрудникам. После прохождения курса по корпоративному ТМ необходимо включать в программу сессии пост-тренинга, на которых проверяется, что было усвоено на основном тренинге и как это прижилось, внедрилось в реальной практике компании. 

     Безусловно, каждая компания и каждое подразделение индивидуальны, и эту индивидуальность необходимо учитывать. Наши тренеры имеют большой опыт адаптации программ, исходя из специфики работы компании-заказчика. Все технологии отрабатываются на реальных задачах из практики конкретных участников. Соотношение теории и практики на корпоративных тренингах, как правило, 30:70.

     В итоге результатом подобных тренингов является слаженная командная работа, эффективное планирование своей деятельности и многое другое, что позволяет коллективу преуспевать и добиваться своих целей.

     Как правило, результаты тренинга заметны уже в первые 1-2 недели: повышение эффективности и комфортности работы, преимущества появившегося в команде менеджеров «общего языка» в управлении временем и т.д. Основательную же оценку эффективности можно осуществить на пост-тренинге, проанализировав, какие техники и в каком объеме участники тренинга внедрили в свою работу.

 

R.F.: Благодарю Вас, Глеб, за интересную беседу, с уверенностью могу сказать, что Ваши практические рекомендации будут очень полезны читателям нашего журнала.

 

The Retail Finance