Юлия Бородай: «Переход на электронный документооборот позволяет экономить более 5 млн рублей в год»

 

Переход на электронный кадровый документооборот является актуальным вопросом для всех крупных компаний. Почта Банк, в котором более 19 тысяч сотрудников трудятся по всей стране, уже выстроил свои бизнес-процессы таким образом, чтобы большинство кадровых документов можно было оформлять в электронном виде. Сейчас автоматизировано 54 кадровых процесса, из них более 30 - полностью переведены в электронный формат.

 

Удалось отказаться от 40% документов, которые не предусмотрены законодательством и оформлялись «по привычке». Об этом вице-президент, директор по персоналу Почта Банка Юлия Бородай рассказала на заседании Комитета по информационным технологиям Ассоциации менеджеров России на тему: «Подходы к переходу на кадровый электронный документооборот».

 

По словам Юлии Бородай, Почта Банк одним из первых присоединился к эксперименту Минтруда по переходу электронный документооборот, потому что этого требовала распределенная структура и большое количество сотрудников. «Сегодня у наших сотрудников почти весь путь электронный – от приема на работу до увольнения. Около 80% наших сотрудников участвуют в цифровом эксперименте и порядка 70% - выбрали электронную трудовую книжку. Для нас как для работодателя это прежде всего сокращение издержек на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек, а еще - удобная и быстрая обработка данных, отсутствие штрафов от трудовой инспекции за неправильное ведение трудовой книжки. Что касается экономии для банка, мы посчитали, что нам это будет давать свыше 5 млн рублей экономии в год, включая расходы на отправку и ведение трудовых книжек», - рассказала эксперт банка.

 

Почта Банк работает по всей России, в том числе в малых городах и сельской местности. Зачастую ближайший сотрудник по персоналу находится от работника в сотнях, а порой и в тысячах километров, и доставлять простые кадровые документы, такие как заявление на отпуск, приходится на самолете или вертолете. Это сильно осложняет и удорожает кадровые процессы. «Мы проанализировали более 100 видов основных кадровых документов и увидели, что более 80% из них можно перевести в электронный формат», – отметила Юлия Бородай.

 

Еще одним важным вектором для минимизации кадрового бумажного документооборота является автоматизация процессов и создание сервиса самообслуживания для сотрудников. Любой сотрудник самостоятельно может оформить отпуск, командировку, направить заявку на обучение, заказать справку. Большинство этих запросов оформляется без участия менеджера по персоналу: система автоматически формирует необходимые документы. 

 

Эксперт отметила, что, безусловно, переход на электронный документооборот имеет и свои сложности. В частности, процесс затрудняет отсутствие четких законодательных требований к обеспечению работодателем неизменности ПЭП, неопределенность возможности использования ПЭП в трудовом отношении. Не урегулирован и переходный период от Эксперимента к изменению ТК РФ и внедрению электронных подписей на постоянной основе. «Я благодарна Минтруду за эти нововведения. При этом, для окончательного перехода на «цифру» необходимо изменение законодательства. Мы все ждем принятия финальных решений в этой области. Однако уже сейчас очевидно, что возврата к прошлому, к «бумажной схеме», уже не будет. Нас всех ждет электронный документооборот. И чем раньше компания включится в тот процесс, тем легче ей будет в нем двигаться, особенно с учетом всех внешних обстоятельств», - заключила Бородай.